Nella precedente newsletter abbiamo sfatato il primo LUOGO COMUNE dicendo che attualmente, la formalità non paga più come una volta. La formalità viene ormai considerata importante solo in situazioni prettamente burocratiche (nei documenti legali ad esempio), in tutte le altre situazioni vince l’informalità.

Riflettiamo, le parole in fin dei conti sono solo uno strumento e non il fine di un messaggio. Forse si rivelano fondamentali all’interno di un romanzo, quando il loro utilizzo è ben calcolato e studiato, devono sapere far piangere, ridere, affascinare il lettore, devono far immedesimare chi legge il racconto. A differenza della scrittura letteraria, i documenti aziendali non hanno lo scopo di essere letti per il piacere della lettura, devono essere scritti PER ESSERE COMPRESI.

Diventa dunque fondamentale UTILIZZARE PAROLE CHIARE, DI USO COMUNE, SEMPLICI, parole comprensibili da tutti all’istante.

Anche se ancora la maggior parte delle persone sono restie ad accettare e  completare questo cambiamento, la Comunicazione Efficace si sta indirizzando sempre più verso la scelta di un linguaggio semplice e di uso comune, allontanandosi una volta per tutte da qualsiasi forma complessa, ricercata o altolocata.

SFATIAMO IL SECONDO LUOGO COMUNE: spesso sentiamo dire che i lettori devono essere informati in modo completo. In realtà invece la Comunicazione Efficace dice che i lettori devono essere informati solo in misura ragionevole.

Lo scopo della Comunicazione aziendale è persuadere, per esempio cercare di far acquistare un prodotto, quindi ai destinatari è sufficiente offrire una ragionevole informazione che permetta loro di capire e scegliere. Contrariamente a ciò che si pensa: un documento lungo ed esaustivo è spesso controproducente.

Avete mai sentito parlare della vecchia regola degli 80:20? La regola spiega che nella maggior parte dei casi, le persone fanno attenzione solo al 20% di ciò che viene detto. Questo significa che un messaggio deve la sua efficacia totale esclusivamente al 20% delle parole dette.